Verbindungen schaffen und Meetings ermöglichen: Nahtloses Event Travel Management

Events und Konferenzen sind das Herzstück der Branche. Für viele von uns ist ein wesentlicher Grund für die Liebe zu unserem Beruf, dass unsere Jobs die Möglichkeit bieten, neue Menschen kennenzulernen, neue Erfahrungen an globalen Locations zu sammeln, uns neuen Herausforderungen und Ideen zu stellen und uns mit Menschen auszutauschen, deren Karrierewege den unseren ähneln.

Ob Sie nun bekannte Gesichter sehen oder einen Raum voller Unbekannter betreten: Konferenzhallen und Ausstellungsflächen bieten einen wichtigen gemeinsamen Raum für die Branche, um Prioritäten zu bewerten, Entwicklungen zu teilen und operative Abläufe zu revitalisieren.

Da sich die Energiebranche ständig weiterentwickelt, liegt ein gewisser Trost in der Vertrautheit und dem Optimismus, den Events vermitteln können. Zu sehen, wie Menschen die Bühne betreten, um über ihre neuen Technologien oder Durchbrüche zu sprechen, die Stände einiger der größten Namen des Marktes zu besuchen und eine Mischung aus alten Freunden und neuen Bekannten zu treffen, kann einem das Gefühl geben, dass sich die Branche – und unsere Netzwerke – in die richtige Richtung bewegen.

Es ist dieses Gefühl, das ATPI – ein Unternehmen von Direct Travel – stolz darauf macht, eine wachsende Liste von Branchenevents und Konferenzen auf der ganzen Welt zu besuchen und zu unterstützen. Von der Nordsee bis zum Nahen Osten und von Amerika bis zum asiatisch-pazifischen Raum: Wenn es eine Ausstellungsfläche gibt, auf der Menschen netzwerken und neues Wissen erlangen können, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Travel Management Team von ATPI eine Rolle dabei gespielt hat, die Menschen vor Ort zusammenzubringen.

Event Travel Management

Obwohl Branchenevents die Kalender und Reisepläne dominieren können, managen viele Organisationen Geschäftsreisen und Event-Teilnahmen immer noch als zwei getrennte Einheiten, die von unterschiedlichen Parteien koordiniert und in verschiedene Lieferanten und Prozesse aufgeteilt werden. Wenn Sie um die Welt jetten, um an Events teilzunehmen und geschäftskritische Meetings und Networking-Möglichkeiten wahrzunehmen, reicht dieser fragmentierte Ansatz einfach nicht aus.

Unterschiedliche Lieferanten, individuelles Denken und Planen sowie isolierte Entscheidungsfindungen schaffen einen Prozess, der schwer aufrechtzuerhalten ist, interne Probleme verursacht und das Risiko von Überschneidungen oder verpassten Gelegenheiten birgt.

Das Engagement von ATPI für optimierte und ganzheitliche Reiseerlebnisse umfasst die Unterstützung beim Event Travel Management, einschließlich Flügen, Bahnreisen, Unterkünften, Bodentransport, Reisendenunterstützung, Duty-of-Care-Verpflichtungen und lokalisierter Hilfe vor Ort. ATPI verbindet das Event mit der Journey und koordiniert die Delegierten von ihrem Ausgangspunkt über ihre Reisepläne und ihre Unterkunft bis hin zum Erreichen des Events selbst. Durch einen zentralisierten Prozess, koordinierte Buchungen und leicht zugänglichen Support sind wir hier, um Unsicherheiten zu reduzieren, begrenzte interne Kapazitäten abzufedern und es den Teilnehmern zu ermöglichen, sich auf ihre Event-Pläne zu konzentrieren.

Warum es wichtig ist

Das Management von Reisendeninformationen, Abflugorten, Reisepräferenzen, Pass- und Visadaten, Barrierefreiheitsanforderungen, Hotelauswahl sowie Ankunfts- und Abflugzeiten (einschließlich Störungen) unter einem Dach, um diese mit den Event-Sessions und Aktivitäten abzustimmen, vermeidet das Risiko von Fehlern, Duplikaten und veralteten Daten.

Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die an internationalen Events teilnehmen, bei denen interne Teams aus der ganzen Welt an einem Ort zusammenkommen, unterschiedliche Fluggesellschaften nutzen und alle strikte Reisepläne verfolgen müssen – sei es die aktive Teilnahme an technischen Sitzungen oder persönliche Meetings. Unterschiedliche Reise- und Servicebedürfnisse können eine Büchse der Pandora komplexer Logistik öffnen. Wenn verschiedene Elemente mit Tunnelblick gemanagt werden, kann jede kleine Änderung oder Störung sehr schnell größere Probleme verursachen, die die Pläne der gesamten Event-Woche gefährden.

Verspätete Flüge, die Auswirkungen auf den Transfer haben, späte Ankünfte mit Dominoeffekt auf Hotels, Änderungen im Event-Zeitplan: Ohne einen zentralen Partner und Prozess können Buchungsteams und Manager leicht den Überblick darüber verlieren, wer wo ist und wie sie von A nach B kommen, während sie zwischen verschiedenen Anbietern hin- und herspringen, um Änderungen zu koordinieren.

Für diejenigen, die für das Branchenevent verantwortlich sind, gibt es zu viele bewegliche Teile, um sie vollständig zu erfassen. Änderungen und Störungen gehören zum Geschäft. Eine Verzögerung oder eine Änderung des Szenarios für einen Keynote-Speaker oder Ehrengast könnte zu massiven Änderungen im Event-Programm führen, was neue Daten und Zeiten für Ihre eigene Teilnahme zur Folge hat. Was ein Problem oder eine verpasste Gelegenheit sein könnte, wird durch ein einziges integriertes Team vermieden, das die notwendigen Anpassungen über jeden Touchpoint hinweg koordinieren kann.

Bevorstehende Veranstaltungen

Was branchenspezifische Energie-Events betrifft, so gibt es kaum etwas Größeres als die ADIPEC. Die Messe findet Anfang November in Abu Dhabi statt und begrüßt jedes Jahr Hunderttausende aus Übersee, was zu einem Wettbewerb um Flugpreise und Unterkünfte führt.

Erfreulicherweise für ATPI und unsere globale Klientel mildert unsere stetig wachsende Präsenz im Nahen Osten – einschließlich einer starken Position in den VAE, Saudi-Arabien, Katar und Oman – sowie unser Netzwerk von Lieferanten und Partnern jegliche Bedenken hinsichtlich der Verfügbarkeit. In diesem Jahr ist diese Position besonders entscheidend, da Konflikte in der Region im ersten und zweiten Quartal zu massiven Störungen geführt haben. Während sich die massiven Störungen gelegt haben, sind bestimmte Flugrouten und Optionen weiterhin im Wandel, da sich Fluggesellschaften und Luftfahrtbehörden die nötige Zeit nehmen, um Routen neu zu bewerten, den Zugang zum Luftraum wiederherzustellen und Kapazitäten mit Zuversicht zu stärken.

In den letzten vier Monaten verlief die Erholung eher schrittweise als unmittelbar, wobei einige Routen immer noch darauf warten, wieder ihre volle Kapazität zu erreichen. Bei der ADIPEC wirkt sich dies auf die Lieferkette der Fluggesellschaften und den verfügbaren Transport aus – eine Herausforderung, bei der die ATPI-Teams vor Ort bestens gerüstet sind, um zu unterstützen.

Event-Reisen verlaufen, wie jeder andere Reisegrund auch, selten genau wie erwartet. Aber der Support vor Ort kann den entscheidenden Unterschied ausmachen, indem er Transparenz für den Kontakt und Support rund um die Uhr bietet und hilft, Probleme zu lösen, bevor sie weitere Event- und Reisepläne beeinträchtigen.

Die Teams von ATPI im Nahen Osten werden die ADIPEC besuchen, um zu netzwerken, unsere bestehenden Kunden zu treffen und Beziehungen zu neuen Kunden aufzubauen. Das Event ermöglicht es uns, Kontakte zu knüpfen, zu entdecken und zu erfahren, was die zukünftigen Schwerpunkte und Treiber in der Branche sind. So können wir sicherstellen, dass wir präsent sind und bereitstehen, sie bei ihren Reiseanforderungen durch Service, Support und Technologie zu unterstützen. Direkt vor Ort werden wir da sein, um Ihre Reise zur und von der Messe zu managen, die Duty-of-Care-Verpflichtungen zu erfüllen, die Ihnen in der Region zustehen, im Falle von Störungen im Notfall zu reagieren und es Ihnen zu ermöglichen, sich auf das zu konzentrieren, wofür Sie gekommen sind: die Messe zu genießen.

Unsere Teams sind nicht einfach nur ein weiterer Lieferant; wir sind mit einem 360-Grad-kundenorientierten Ethos fest in das Geschäft unserer Kunden eingebunden.